قبل وصول المعدات
تبدأ الخطة ببرنامج الفعالية: أين يقف المتحدث، أين يجلس الضيوف، وهل توجد كاميرا أو عرض. نختار زوايا تقلل الظلال القاسية ونوازن الضوء الأمامي والخلفي ضمن قدرة الموقع الكهربائية. وحدات المسار والاستقبال تضبط بدرجة أكثر هدوءاً من منطقة الحديث حتى يعرف الضيف اتجاهه من دون أن تتحول القاعة إلى مشهد مسرحي مبالغ فيه.
الفحص والتسليم
يجرب الفني كل مشهد قبل فتح الأبواب، ويسجل مفاتيح التشغيل والمسؤول عنها. الكابلات تثبت أو تمر تحت حماية مناسبة، ولا تترك الوصلات في ممر أو قرب مصدر ماء. إذا تغير ترتيب المقاعد أو المنصة بعد الاختبار، تعاد مراجعة الزوايا لأن حركة صغيرة قد تضع الضوء خلف المتحدث أو في عين الصف الأول.
أبعاد فعلية لا تقدير بصري.
دخول وتركيب وحركة آمنة.
قائمة وتسليم وتوقيت تفكيك.
يتلقى ممثل العميل شرحاً مختصراً لما يمكن تعديله أثناء الفعالية وما يحتاج حضور فني. إذا ظهر تعارض مع قواعد المكان أو سلامة الحركة، نتوقف ونقترح بديلاً قابلاً للتنفيذ. الهدف أن يعرف كل طرف ما تم تركيبه ومن يتولى تشغيله ومتى يعود الفريق للفك.
بعد الحدث تُراجع القطع في الموقع قبل تحميلها، وتُسجل الملاحظات التي قد تحسن الترتيب التالي. لا نترك عبوات أو شرائط أو كابلات صغيرة في المساحة، ونسلم نقطة التحميل لمسؤول المكان بعد خروج آخر صندوق.
